Die Planung lebt in Excel
Wer wann an welchem Auftrag arbeitet, wird in gewachsenen Tabellen gepflegt. Es fehlt der eine zentrale Überblick – und mit dem Betrieb wird das Tabellen-System zunehmend unhandlich.
Einsatzplanung & Disposition
Wenn die Steuerung des Betriebs über Excel läuft.
Auftrag, Disposition, Einsatz, Erfassung, Abrechnung – die ganze Kette hängt in gewachsenen Tabellen. RocketBase baut die Lösung, die euren realen Ablauf kennt: vom Disponieren im Büro bis zur mobilen Erfassung beim Kunden.
Erfahrung aus Projekten mit
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Die Prozesskette
Fünf Schritte – und an jedem reißt der Excel-Faden.
Der Prozess ist klar und wiederkehrend. Genau das macht ihn so dankbar: Jeder Schritt, der heute einzeln und von Hand läuft, lässt sich mit dem nächsten verzahnen.
- 01 Auftrag Kommt rein – und landet je nach Person in Mail, Tabelle oder Zettel.
- 02 Disposition Wer kann wann? Verfügbarkeit, Qualifikation und Auslastung stecken in Köpfen.
- 03 Einsatz Draußen beim Kunden – ohne sauberen Draht zurück ins Büro.
- 04 Erfassung Zeiten, Material, Fotos: später aus dem Gedächtnis nachgetragen.
- 05 Abrechnung Aus losen Enden zusammengesucht – fehleranfällig und spät.
02
Wo es weh tut
Kommt euch das bekannt vor?
Abwesenheiten kosten Zeit
Krankheit, Urlaub, kurzfristiger Ausfall: Jede Änderung muss von Hand in die Planung gepflegt werden. Wer das übersieht, plant gegen die Realität.
Draußen und drinnen sind entkoppelt
Die Mitarbeiter sind im Einsatz, das Büro plant separat. Was vor Ort passiert – Zeiten, Material, Nachweise – kommt verspätet und unvollständig zurück.
Der Aufwand wächst schneller als der Umsatz
Mehr Aufträge heißt mehr manuelle Pflege an immer mehr Stellen. Irgendwann bindet die Steuerung mehr Kapazität, als das Wachstum einbringt.
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Was wir bauen
Eine Lösung, die im Alltag wirklich benutzt wird.
Nicht noch ein Tool, an dem die Leute vorbeiarbeiten. Eine Lösung, die schnell genug ist für Werkstatt, Tour und Baustelle – und die euren Ablauf kennt.
Dynamischer Einsatz- und Auftragsflow
Ein Kalender- und Aufgabenflow, der Aufträge, Mitarbeiter und Abteilungen zusammenbringt – statt fünf Tabellen, die niemand synchron hält.
Abwesenheiten automatisch berücksichtigt
Krankheit und Urlaub fließen direkt in die Planung. Wer nicht da ist, taucht nicht in der Disposition auf.
Mobil im Einsatz erfassen
Mit dem Tablet vor Ort: Zeiten, Material und Foto-Nachweis direkt am Einsatz erfasst – nicht abends aus dem Gedächtnis.
Schnell bedienbar im Alltag
Anmelden per Karte oder Chip, Scannen per Barcode – eigens dafür gebaut, damit die Bedienung im Alltag schnell genug ist und keiner sie umgeht.
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In der Praxis
Zwei Betriebe, die raus aus Excel sind.
Schlosserei Diezinger
Einsatzplanung, die den Betrieb wirklich kennt
Wer wann an was arbeitet, wer ausfällt, welche Aufträge laufen – lief vorher über Excel. Jetzt: ein lebendiger Plan mit Kalender und Aufgaben, Ansichten je nach Rolle, automatische Abwesenheiten, Anmelden per Karte.
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MAVOX Winterdienst
Tourenplanung und mobile Einsatzerfassung
Disposition im Büro, Erfassung draußen mit Foto-Nachweis: Tourenplanung und mobile App bringen Außendienst und Abrechnung zusammen – auch bei Nacht- und Wochenendeinsätzen.
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Häufige Fragen
Was Betriebe vorab fragen.
Ist das nicht mit Standard-Software günstiger gelöst?
Für manche Betriebe ja. Standard-Tools für Disposition gibt es – sie passen, wenn euer Ablauf branchenüblich ist. Sobald eure Steuerung Besonderheiten hat (eigene Qualifikationslogik, spezielle Nachweise, gewachsene Touren), drängt der Standard euch wieder in Workarounds und eine Excel-Welt daneben. Genau dann lohnt eine Lösung, die euren Prozess nativ abbildet.
Funktioniert das auch mobil im Außendienst?
Ja – das ist meist der Kern. Die Mitarbeiter erfassen vor Ort mit dem Tablet: Zeiten, Material, Foto-Nachweis. Was draußen passiert, ist sofort im System, statt abends nachgetragen zu werden. Anmelden per Karte und Scannen per Barcode sorgen dafür, dass die Bedienung im Alltag schnell genug ist.
Müssen wir unsere bestehenden Abläufe komplett umstellen?
Nein. Wir nehmen im Discovery den realen Ablauf auf – Auftrag, Disposition, Einsatz, Erfassung, Abrechnung – und bauen die Lösung um euren Prozess herum, nicht umgekehrt. Die Umstellung passiert schrittweise, das Tagesgeschäft läuft weiter.
Wir sind kein Handwerksbetrieb – passt das trotzdem?
Vermutlich ja. Das Muster – Auftrag, Disposition, mobiler Einsatz, Erfassung, Abrechnung über Excel – findet sich in Facility-Services, Wartung, Montage und vielen Außendienst-Modellen genauso. Im Erstgespräch ordnen wir ein, ob euer Fall dazu passt.
Nächster Schritt
Zeigt uns euren Ablauf – wir zeigen euch, wo Excel raus kann.
30 Minuten, um eure Prozesskette einzuordnen. Danach wisst ihr, welche Schritte sich sinnvoll verbinden lassen – und ob sich ein Discovery-Workshop lohnt. Ehrliche Einschätzung, kein Vertriebsdruck.
Mehr zum Discovery-Workshop