Standardsoftware ablösen
Vertec und Centric stehen hier stellvertretend – das Muster gilt genauso für ein anderes Branchensystem oder ein über Jahre gewachsenes Eigenkonstrukt. Standardsoftware ist nicht schlecht, sie ist für alle gemacht. Irgendwann arbeitet ihr nicht mehr mit dem System, sondern dagegen. RocketBase überführt eure wichtigsten Abläufe in eine Lösung, die zu eurem tatsächlichen Geschäft passt.
Erfahrung aus Projekten mit
Die Software wurde vor 5, 10, manchmal 15 Jahren eingeführt – als klarer Fortschritt. Mit der Zeit wird das Geschäft spezifischer, das System hält über Workarounds mit. Bis das Verhältnis kippt.
Über Jahre an die eigenen Eigenheiten angepasst – bis jedes Update zum Risiko wird: Läuft danach noch alles? Viele schieben Updates bewusst um Jahre auf. Das System ist faktisch eingefroren, aber die Lizenz läuft weiter.
Die Software ist für 15 wie für 400 Firmen gemacht – also für niemanden ganz richtig. Euer Geschäft passt nur über Sonderfälle hinein. Irgendwann gibt es mehr Ausnahmen als Regeln, und ihr könnt euch auf eure eigenen Zahlen nicht mehr blind verlassen.
Die Fachabteilung führt parallel zur teuren Standardsoftware eine Excel-Welt – nicht für Notfälle, sondern im Tagesgeschäft. Der deutlichste Hinweis, dass das System die reale Arbeit nicht mehr trägt.
In der Beratung ist Zeit das Produkt. Was an Stunden in Behelfslösungen, Nachpflege und manuellem Zusammensuchen von Auswertungen versickert, fehlt direkt in der fakturierbaren Leistung.
Einzeln ist keines dieser Signale ein Grund, ein etabliertes System über den Haufen zu werfen. In Kombination – und bei einem Betrieb, der wachsen will – schon.
Aus erster Hand
Nicht aus dem Prospekt: Wir haben eine Centric-Einführung in einem Handels- und Versandunternehmen begleitet – Migration aus gewachsenen Host- und Informatica-Strukturen, Datenbereinigung, Aufbereitung und Transformation in den neuen Standard.
„Auch das große Standardprodukt kocht nur mit Wasser."
Genau deshalb raten wir nicht reflexhaft zu Individualsoftware – und nicht reflexhaft zum Standard. Wir haben beide Seiten von innen erlebt und ordnen ehrlich ein, was bei euch trägt.
Wer Daten ernsthaft und wiederholbar reinbekommen will, landet praktisch immer beim CSV-Import mit fester Spaltenlogik – moderne, robuste Schnittstellen sind die Ausnahme, nicht die Regel.
Sobald das Datenmodell dynamische Attributierung braucht – Produkte, Varianten, Eigenschaften, die sich nicht in ein starres Schema pressen lassen – geht es nur über Customizing. Und genau dort beginnt wieder die Flickschusterei.
Der Eindruck „mit dem großen Produkt wird alles einfacher" hält der Praxis nicht stand. Die spezifischen Kanten eures Geschäfts kosten auch hier Anpassung – nur dass ihr sie auf fremdem Fundament baut.
Wer mit der Frage einer Ablösung kommt, kommt fast nie mit einem Technik-Argument, sondern mit einem Geschäfts-Argument. Dann gibt es zwei ehrliche Wege.
Manchmal richtig
Modul erweitern, Workarounds konsolidieren, ein externes Reporting-Tool anbinden. Oft die schnellere, im ersten Moment günstigere Variante – und für einen branchenüblichen Kernprozess die richtige.
Wenn der Prozess euer USP ist
Den Standard dort behalten, wo er wirklich passt – bei allem, was bei euch genauso läuft wie bei tausend anderen. Das, was euer Geschäft besonders macht, kommt in eine eigene Lösung.
FKC Consulting
Bestandsdaten aus einem proprietären System herausgelöst, die Migration geplant und eine individuelle Lösung gebaut, die sich an den tatsächlichen Abläufen orientiert – von der Angebots-Pipeline über die Kalkulation bis zur Rechnung.
Den Case ansehen
Das ist weniger glamourös als ein Big-Bang – und für den Mittelstand meist der einzig gangbare Weg, weil das Tagesgeschäft nicht stehenbleiben kann.
01
Die Abläufe aufnehmen, mit denen ihr euer Geld verdient – nicht die Systemlandschaft. Was muss der Betrieb können, unabhängig von den heutigen Tools?
02
Was bleibt im Standard, was wird ersetzt? Klare Grenze zwischen Buchhaltung/HR und der individuellen Kernlogik samt Reporting.
03
Die neue Lösung läuft neben dem Altsystem. Datenimport, schrittweise Übergabe von Teilbereichen, Historie bleibt nutzbar.
04
Erst wenn die neue Lösung den kompletten Prozess stabil abdeckt, wird die Altlösung heruntergefahren. Keine Deadline-Kompromisse.
Nein. In den Projekten, die wir begleitet haben, hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt: Die neue Lösung läuft parallel zum Altsystem, Teilbereiche werden nacheinander übergeben, und erst wenn alles stabil läuft, wird die Altlösung abgeschaltet. Das Tagesgeschäft bleibt dabei nie stehen.
In der Anschaffung oft ja. Entscheidend ist aber die Gesamtrechnung: Lizenzkosten für ein System, das im Grunde stehengeblieben ist, plus die Stunden, die täglich in Behelfslösungen, Nachpflege und manuelles Zusammensuchen von Auswertungen fließen. Wann sich eine Ablösung rechnet, ordnen wir im Discovery sauber ein – inklusive ehrlicher Empfehlung, im Standard zu bleiben, wenn das die bessere Wahl ist.
Die werden übernommen. Datenimport und Migration aus dem Bestandssystem sind fester Teil des Vorgehens – die Historie bleibt nutzbar, der Parallelbetrieb sorgt dafür, dass nichts verloren geht.
Wenn euer Kernprozess branchenüblich ist und ein ausgereiftes Produkt ihn gut abbildet, wenn die Abläufe bewusst kein Wettbewerbsvorteil sein sollen, oder wenn das System ohnehin nur an der Peripherie sitzt. In diesen Fällen ist Individualentwicklung teuer und bringt wenig – und genau das sagen wir auch.
Nächster Schritt
30 Minuten, um eure Situation einzuordnen. Danach ist klar, ob sich ein strukturierter Discovery-Workshop lohnt – oder ob ihr beim Bestand bleiben solltet. Ehrliche Einschätzung, kein Vertriebsdruck.
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