Was heißt bei euch „ausgelastet“?
Kapazität aus Vertragsstunden, abzüglich Urlaub, Krankheit, interner Zeit. Mit oder ohne Disposition. Fahrzeit als Leistung oder als Verlust. Erst wenn das feststeht, sagen 108 % etwas.
Zahlen & Steuerung
Euer Betrieb auf einen Blick.Live, nicht am Monatsende.
Umsatz und Prognose, Auslastung bis zur einzelnen Person, Deckungsbeitrag, auslaufende Verträge. Aus den Systemen, die ihr habt, gerechnet nach euren Regeln.
So fängt es an
30 Minuten über die Zahlen, die euch heute fehlen.
Ihr erzählt, wonach ihr steuern wollt und woher die Zahlen heute kommen. Wir sagen, was davon sich live rechnen lässt. Kostenlos, ohne Folien.
Marten PrießGründer von RocketBase, führt das Gespräch selbst.
Aus Projekten mit
Kommt euch das bekannt vor?
Die Zahlen gibt es. Nur nicht dann, wenn ihr sie braucht.
Umsatz steht in der Buchhaltung, Stunden in der Zeiterfassung, Verträge im ERP oder in der Branchensoftware. Wer wissen will, wie der Monat läuft, zieht Exporte, gleicht ab und baut eine Auswertung, die beim nächsten Mal wieder von vorn beginnt. Die BWA kommt drei Wochen später und sagt, was war, nicht was kommt.
Und die wichtigen Fragen beantwortet keine davon: Wer ist im nächsten Quartal überlastet? Welche Verträge laufen aus, ohne dass jemand nachfasst? Woran verdient ihr, und woran nicht?
Gesteuert wird dann nach Gefühl. Meistens liegt es richtig. Manchmal teuer daneben.
01Das Cockpit
Was heute los ist, ohne dass jemand eine Excel baut.
Umsatz abgerechnet und erwartet, Deckungsbeitrag, Auslastung, offene Forderungen, wer was einbringt. Jeden Morgen aktuell, für jeden Zeitraum, bis zum einzelnen Vertrag aufklappbar. So sieht das bei einem unserer Kunden aus:
Geschäftsführer-Cockpit
Die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick
Umsatz (abgerechnet)
3,54 Mio. €↗ +5 %
Umsatz (Prognose)
5,21 Mio. €↗ +4 %
Deckungsbeitrag
1,17 Mio. €↗ +9 %
Auslastung
108 %↗ +7 pp
Umsatzentwicklung (in Mio. €)
IstPlanPrognoseVorjahr
Forderungen
Offene Forderungen
BRUTTO456,9 Tsd. €
Ø Forderungslaufzeit38,4 Tage
Ø Zahlungsdauer21,6 Tage
Ø Zahlungsziel14 Tage
Älter als 60 Tage41,2 Tsd. €
Berater nach Umsatz
1. Oliver Lehmann
Ist 195,9 Tsd. € · Plan 37,6 Tsd. €
Auslastung
118 %233,6 Tsd. €
2. Stefan Stein
Ist 181,9 Tsd. € · Plan 39,2 Tsd. €
Auslastung
100 %221,2 Tsd. €
3. Simone Hauser
Ist 143,4 Tsd. € · Plan 40,2 Tsd. €
Auslastung
78 %183,6 Tsd. €
4. Sven Reimers
Ist 162,1 Tsd. € · Plan 20,7 Tsd. €
Auslastung
79 %182,8 Tsd. €
Nachgebaut aus einer laufenden Kundenlösung. Namen und Zahlen sind Beispieldaten.
02Auslastung
Wer ist voll, wer hat Luft?
Stunden gegen Kapazität, je Team und je Person, für jeden Zeitraum. Fest beauftragte Arbeit getrennt von dem, was nur geplant ist. Über 100 % ist schraffiert, unter 70 % rot.
- Kapazität aus Vertragsstunden, Urlaub, Krankheit und interner Zeit, nicht aus einer Pauschale
- Mit und ohne Disposition, mit und ohne erwartete Angebote
- Neue Aufträge dort einplanen, wo wirklich Luft ist
Probiert den Schalter „+ Geplant“ an der Ansicht.
Auslastung nach Team
Team Hansestadt
11.259 Std. / 9.198 Std. Kapazität
122 %
Team Nord
9.787 Std. / 8.148 Std. Kapazität
120 %
Team Service
5.652 Std. / 4.774 Std. Kapazität
118 %
Team Ost
3.281 Std. / 2.868 Std. Kapazität
114 %
Team Schulung
1.885 Std. / 1.870 Std. Kapazität
101 %
Team Nordwest
2.802 Std. / 3.061 Std. Kapazität
92 %
Team Projekte
2.025 Std. / 2.280 Std. Kapazität
89 %
Team Prüfung
4.124 Std. / 4.850 Std. Kapazität
85 %
Team West
974 Std. / 1.493 Std. Kapazität
65 %
Gesamt
41.789 Std. / 38.542 Std. Kapazität
108 %
ab 90 %70 bis 90 %unter 70 %über Kapazität
03Bis zur Person
Soll gegen Ist, Monat für Monat.
Ein Klick auf eine Person zeigt, wie ihr Jahr aussieht: was gebucht ist, was eingeplant ist und was aus Verträgen noch kommt, gegen die Stunden, die sie tatsächlich hat. Vergangene Monate sind Ist, kommende Prognose. Überlast fällt im Oktober auf, nicht erst im Dezember.
Ressourcen · Auslastungsprognose
Gebuchte, geplante und aus Verträgen offene Stunden gegen die verfügbare Kapazität, Jan bis Dez 2026
Zeitraum gesamt
Senior-Berater · Team Hansestadt
Verfügbar1.572,50 Std.
▶Gebucht1.229,75 Std.
- Vor Ort634,55 Std.
- Fahrzeit71,33 Std.
- Remote156,18 Std.
- Administrativ367,70 Std.
Geplant394,40 Std.
Aus Verträgen offen519,30 Std.
Gesamt2.143,45 Std.
Auslastung Jahr−570,95 Std. (136,3 %)
Ist bis August114,1 %
Gebucht (Ist)GeplantAus Verträgen offenVerfügbar
Zeitraum gesamt
Beraterin · Team Nord
Verfügbar1.558,00 Std.
▶Gebucht866,50 Std.
- Vor Ort447,11 Std.
- Fahrzeit50,26 Std.
- Remote110,05 Std.
- Administrativ259,08 Std.
Geplant314,75 Std.
Aus Verträgen offen134,50 Std.
Gesamt1.315,75 Std.
Auslastung Jahr+242,25 Std. (84,5 %)
Ist bis August84,0 %
Gebucht (Ist)GeplantAus Verträgen offenVerfügbar
Zeitraum gesamt
Berater · Team West
Verfügbar1.622,50 Std.
▶Gebucht620,50 Std.
- Vor Ort320,18 Std.
- Fahrzeit35,99 Std.
- Remote78,80 Std.
- Administrativ185,53 Std.
Geplant174,50 Std.
Aus Verträgen offen57,50 Std.
Gesamt852,50 Std.
Auslastung Jahr+770,00 Std. (52,5 %)
Ist bis August57,2 %
Gebucht (Ist)GeplantAus Verträgen offenVerfügbar
Wechselt oben zwischen den Personen und klappt „Gebucht“ auf. Beispieldaten.
04Verträge und Ziele
Was nächstes Jahr fehlt, seht ihr in diesem.
Wer von Dauerverträgen lebt, verliert Umsatz leise: ein Vertrag endet, einer wird reduziert, einer wird nicht verlängert. Das Cockpit zeigt den Wegfall ins Folgejahr je Bereich und den Stand gegen eure Umsatzziele, solange noch Zeit für Gespräche ist.
Vertragswert-Wegfall2026 → 2027
| Geschäftsbereich | Projekte | Stunden | Vertragswert |
|---|---|---|---|
| Wartungsverträge | 153 | −8.291,82 Std. | −925,46 Tsd. € |
| Schulungen | 90 | −1.042,53 Std. | −119,12 Tsd. € |
| Beratung | 23 | −878,82 Std. | −113,58 Tsd. € |
| Prüfungen | 19 | −713,89 Std. | −88,39 Tsd. € |
| Gesamt164 enden · 115 ohne Folgevertrag · 6 reduziert | 285 | −10.927,06 Std. | −1,25 Mio. € |
Umsatzziele nach Geschäftsbereich2026
Schulungen
252,3 Tsd. € / 235,8 Tsd. € Ziel
107,01 %+16,52 Tsd. €
Wartungsverträge
2,76 Mio. € / 2,84 Mio. € Ziel
97,42 %−73,28 Tsd. €
Prüfungen
639,1 Tsd. € / 669,4 Tsd. € Ziel
95,49 %−30,22 Tsd. €
Beratung
257,6 Tsd. € / 297,3 Tsd. € Ziel
86,65 %−39,68 Tsd. €
Gesamt
3,91 Mio. € / 4,04 Mio. € Ziel
96,86 %−126,66 Tsd. €
05Kunden
Wer trägt euren Umsatz?
Bestand nach Kategorie und Vertragswert, neu gewonnen, reaktiviert, je Team betreut. Meist zeigt sich, dass wenige Kunden einen großen Teil tragen und bei vielen kleinen der zweite Vertrag fehlt. Beides ist eine Vertriebsaufgabe, die vorher niemand sehen konnte.
Kunden nach Kategorie
| Kategorie | Anzahl | Vertragswert 2026 | Anteil |
|---|---|---|---|
| VIP | 17 | 1,49 Mio. € | 29,4 % |
| A | 37 | 991,6 Tsd. € | 19,5 % |
| B | 59 | 834,7 Tsd. € | 16,4 % |
| C | 117 | 833,7 Tsd. € | 16,4 % |
| D | 498 | 924,2 Tsd. € | 18,2 % |
| Gesamt | 728 | 5,08 Mio. € | 100 % |
Die VIP-Kunden, 2 % des Bestands, tragen 29 % des Vertragswerts.
Kunden nach Klassifizierung
- Bestandskunde66090,66 %
- Neu669,07 %
- Reaktiviert20,27 %
- Gesamt728100 %
Kundenbetreuung je Team
| Team | Kunden | Ist | Prognose |
|---|---|---|---|
| Team Hansestadt | 198 | 841,2 Tsd. € | 1,18 Mio. € |
| Team Nord | 256 | 642,3 Tsd. € | 995,5 Tsd. € |
| Team Service | 14 | 511,3 Tsd. € | 783,6 Tsd. € |
| Team Prüfung | 162 | 555,5 Tsd. € | 781,7 Tsd. € |
Welche Zahlen fehlen euch?
30 Minuten · online · kostenlos
Erzählt uns, wonach ihr steuern wollt und woher die Zahlen heute kommen. Wir sagen euch ehrlich, was sich davon live rechnen lässt und was nicht.
06Erst die Fragen
Ein Cockpit ist nur so gut wie die Fragen dahinter.
Die meisten Auswertungen scheitern nicht an der Technik, sondern an der Definition. Deshalb klären wir mit euch zuerst, was eure Zahlen bedeuten sollen, und bauen dann. Das sind die Fragen, die in jedem Workshop auf den Tisch kommen:
Was zählt als Umsatz, und wann?
Abgerechnet, beauftragt, eingeplant, aus Angeboten erwartet. Jede Stufe hat ihre eigene Sicherheit. Die Prognose rechnet sie getrennt, damit niemand Pipeline für Umsatz hält.
Woran verdient ihr wirklich?
Deckungsbeitrag je Vertrag, Kunde, Produkt und Team, gerechnet mit dem Kostensatz der Person, die arbeitet, nicht mit einem Mittelwert. Oft liegt die Überraschung bei den treuesten Kunden.
Was fällt nächstes Jahr weg?
Verträge mit Enddatum, Kündigungen, Reduzierungen. Wer das im Oktober sieht, hat noch Zeit für Gespräche. Wer es im Februar sieht, hat ein Loch im Plan.
Die Daten kommen aus dem, was ihr habt:ERPBranchensoftwareZeiterfassungDATEVCRMExcel-ListenLohn & Gehalt
07 · So kommt ihr dazu
Erst verstehen, dann rechnen.
Jeder Betrieb steuert nach anderen Zahlen. Deshalb beginnt es mit einem Gespräch und einem Workshop, in dem wir eure Kennzahlen, ihre Regeln und ihre Quellen gemeinsam festlegen.
Das Ergebnis des Workshops gehört euch. Eure Kennzahlen, aufgeschrieben und definiert, ein Entwurf eures Cockpits und ein Plan, aus welchen Systemen was kommt. Auch wenn ihr danach mit jemand anderem weitermacht.
- 01
Erstgespräch
30 Minuten · kostenlos
Ihr erzählt, welche Zahlen heute fehlen und woher die vorhandenen kommen. Wir sagen ehrlich, ob und wie wir helfen können.
- 02
Workshop
drei Termine
Aufnahme bei euch, Abstimmung wenige Tage später, Übergabe mit der Geschäftsführung. Danach steht, welche Kennzahlen ihr braucht, wie sie gerechnet werden und aus welchen Systemen sie kommen.
- 03
Euer Cockpit
in Wochen live
Angebunden an das, was ihr habt, gerechnet nach euren Regeln. Erst die drei, vier Zahlen, die am meisten fehlen, dann wächst es mit.
08Häufige Fragen
Was vorab gefragt wird.
Brauchen wir dafür ein neues ERP?
Nein. Das Cockpit holt sich die Daten aus dem, was ihr habt: ERP oder Branchensoftware, Zeiterfassung, Buchhaltung, auch aus gepflegten Excel-Listen. Wo ein System die Daten nicht hergibt, klären wir im Workshop, ob sich das lohnt oder ob ein kleiner Baustein die Lücke schließt.
Ist das nicht einfach Power BI?
Power BI und Metabase sind gute Werkzeuge zum Anzeigen. Die eigentliche Arbeit liegt davor: festlegen, was Auslastung, Umsatz oder Deckungsbeitrag bei euch heißt, die Daten aus mehreren Systemen sauber zusammenführen, und das so, dass es nicht an einer Person hängt. Wo ein BI-Tool passt, setzen wir es ein. Wo nicht, bauen wir die Ansicht in eure Anwendung.
Unsere Daten sind nicht sauber. Geht das trotzdem?
Das ist der Normalfall. Im Workshop sehen wir uns an, wo die Daten herkommen und wie gut sie sind. Oft reicht es, zwei, drei Felder verbindlich zu machen. Und ein Cockpit zeigt Lücken schneller als jede Excel, weil plötzlich alle draufschauen.
Wer sieht welche Zahlen?
Das legt ihr fest. Geschäftsführung sieht alles, Teamleitungen ihr Team, Mitarbeitende ihre eigene Auslastung. Die Rechte hängen an Rollen, nicht an einzelnen Berichten.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, welche Zahlen ihr braucht und wo die Daten liegen. Genau das klärt der Workshop. Danach wisst ihr, was die Umsetzung kostet, bevor ihr irgendetwas beauftragt.
Nächster Schritt
Erstgespräch vereinbaren.
Bucht direkt einen Termin oder schreibt uns. Wir melden uns persönlich.
- 01
Termin buchen
Einen freien Termin wählen, mehr braucht es nicht.
- 02
Erstgespräch
30 Minuten, online, kostenlos. Ihr erzählt, wonach ihr steuern wollt, ohne Präsentation von unserer Seite.
- 03
Workshop
Wenn es passt: drei Termine, in denen wir eure Kennzahlen festlegen. Danach wisst ihr, was euer Cockpit kann und was es kostet.
Marten PrießGründer von RocketBase, meldet sich persönlich.