Standardsoftware ablösen
Wenn der Standard euren Ablauf nur noch über Sonderfälle trägt, lösen wir ihn ab. Schritt für Schritt, im Parallelbetrieb, mit allen Daten.
So fängt es an
Ihr erzählt, wo ihr gegen das System arbeitet. Wir sagen ehrlich, ob Ablösen sinnvoll ist oder ob ein Baustein daneben reicht. Kostenlos, ohne Folien.
Marten PrießGründer von RocketBase, führt das Gespräch selbst.
Aus Projekten mit
Kommt euch das bekannt vor?
Die Branchensoftware ist für alle gemacht, also für niemanden ganz. Euer Ablauf passt nur über Zusatzfelder und Sonderfälle hinein. Jedes Update könnte etwas davon kaputt machen, also wird es verschoben. Seit Jahren. Die Wartung läuft weiter.
Daneben wächst Excel: für die Kalkulation, den Einsatzplan, die Auswertung für die Bank. Nicht für Notfälle, sondern im Tagesgeschäft. Und was wie gerechnet wird, wissen zwei Leute im Haus.
Irgendwann arbeitet ihr gegen das System statt damit.
Was ihr bei euch verdient, zieht Stück für Stück in eine Anwendung. Buchhaltung und Lohn bleiben, wo sie sind, und werden angebunden. Die Exporte von Hand fallen weg, eine nach der anderen.
Acht Systeme, sieben Übergaben von Hand. Die Branchensoftware ist der Kern, um sie herum wächst Excel.
Systeme
863
Übergaben von Hand
730
Lizenzen für Altsysteme
220
Schaltet oben zwischen Heute, nach 3 und nach 6 Monaten. Beispiel.
Kein großer Knall. Die neue Anwendung geht Baustein für Baustein live, das Altsystem läuft so lange parallel. Die Daten werden in Probeläufen übernommen, bis alles stimmt. Erst dann kommt der Stichtag.
Workshop
Angebot & Kalkulation
Baustein 1
Einsatz & Abrechnung
Baustein 2
Zahlen & Steuerung
Baustein 3
Altsystem
Branchensoftware
Datenübernahme
anklicken
Probelauf 1Monat 2
Alle Kunden und offenen Projekte einmal komplett übernommen, in einer Kopie. Ihr arbeitet zwei Tage damit und schreibt auf, was fehlt oder falsch aussieht. Nichts davon ist endgültig.
Probelauf 2Monat 3,5
Jetzt mit der ganzen Historie, Rechnungen inklusive. Der Prüfbericht vergleicht Summen und Anzahlen zwischen alt und neu. Was nicht passt, wird geklärt, bevor es zählt.
Übernahme finalMonat 4,5
An einem Wochenende: Altsystem auf Lesen, letzte Übernahme, Prüfbericht, Freigabe durch euch. Montag früh arbeitet das Team im neuen System, mit allen Daten.
StichtagMonat 5
Ab hier wird im Altsystem nichts mehr erfasst. Es bleibt bis zum Ende der Vertragslaufzeit lesbar, für den Fall, dass jemand nachschauen will. Danach wird es gekündigt.
Klickt auf die Meilensteine. Beispielplan für einen Betrieb mit drei Bausteinen.
Alte Felder bekommen ihren richtigen Platz, Dubletten werden zusammengeführt, und am Ende steht ein Prüfbericht: Anzahlen und Summen alt gegen neu. Was nicht passt, klären wir mit euch, bevor es zählt.
Quellen
Branchensoftware
2022 bis heute · 3 Jahre
Vorgängersystem
2009 bis 2022 · Access-Datenbank
Rechnungsordner
2003 bis 2009 · Excel und PDF
Ergebnis
Eine Historie seit 2003
Kunden, Projekte, Rechnungen, Sätze
| Alt | Neu | Hinweis | |
|---|---|---|---|
| Adr_Firma1 + Adr_Firma2 | → | Kunde · Name | zusammengeführt |
| Proj_Typ (Freitext) | → | Leistungsart | 47 Schreibweisen → 8 Arten |
| Zusatzfeld_17 | → | Vertrag · Kontingent | endlich mit Namen |
| Status 1–9 | → | Angebot · Auftrag · Abgerechnet | neu sortiert |
| Stdsatz_alt, Stdsatz_2019 | → | Satz je Rolle und Jahr | Historie bleibt |
Kupferberg Logistik GmbH
Kupferberg Logistik
Kupferberg Log. GmbH (alt)
Kupferberg Logistik GmbH
zusammengeführt · 41 Projekte
Alpenblick Spedition SE
Alpenblick Spedition GmbH
Alpenblick Spedition SE
Rechtsform geändert? Bitte bestätigen
Blauhorn Getränke GmbH & Co. KG
Blauhorn Getraenke
Blauhorn Getränke GmbH & Co. KG
zusammengeführt · 12 Projekte
77 Dubletten gefunden, 76 automatisch zusammengeführt, 1 zur Rückfrage.
| Prüfung | Alt | Neu | |
|---|---|---|---|
| Kunden77 Dubletten zusammengeführt | 2.418 | 2.341 | ✓ |
| Projekte | 11.870 | 11.870 | ✓ |
| Rechnungen | 18.402 | 18.402 | ✓ |
| RechnungssummeAbweichung 0,00 € | 41.208.770 € | 41.208.770 € | ✓ |
| Projekte ohne Kundezur Klärung bei euch | – | 3 | ! |
Vorgehen wie bei FKC, Zahlen sind Beispieldaten.
30 Minuten · online · kostenlos
Erzählt uns, wo ihr gegen euer System arbeitet. Wir sagen ehrlich, ob sich eine Ablösung lohnt oder ob ein Baustein daneben reicht.
Die Ablösung besteht aus denselben Bausteinen, mit denen andere Betriebe einzeln einsteigen. Jeder läuft für sich, zusammen ersetzen sie die Branchensoftware.
Angebote, die nach eurer Regel rechnen, als Seite statt PDF, Zusage per Klick.
AnsehenPlantafel, Ablauf je Auftrag, Leistung, Rechnung und Mahnwesen in einem System.
AnsehenUmsatz, Auslastung bis zur Person und auslaufende Verträge, live statt am Monatsende.
Ansehen
Eine Beratung, deren Angebots- und Projektablauf nur über Umwege in Vertec passte. Wir haben den echten Ablauf aufgenommen, die Daten aus Vertec und den Systemen davor übernommen und eine Anwendung gebaut, die vom Vertrieb bis zur Rechnung so arbeitet wie FKC.
Wir verdienen an der Ablösung, also sagen wir es deutlich: Oft ist Bleiben die bessere Wahl. Entscheidend ist, ob der Ablauf, um den es geht, euer Vorteil gegenüber dem Wettbewerb ist.
Manchmal richtig
Modul ergänzen, Workarounds aufräumen, ein Reporting daneben. Oft schneller und im ersten Moment günstiger. Für einen branchenüblichen Ablauf die richtige Wahl.
Wenn ein Ablauf kein Vorteil gegenüber dem Wettbewerb sein soll, muss er nicht individuell sein. Das sagen wir im Erstgespräch auch so.
Wenn der Ablauf euer Vorteil ist
Den Standard dort behalten, wo er passt: Buchhaltung, Lohn, alles, was bei euch läuft wie bei tausend anderen. Das, womit ihr euer Geld verdient, bekommt ein eigenes System.
Keine Zusatzfelder mit Fragezeichen, keine Liste mit Sonderfällen. Euer Ablauf steckt im System, nicht im Kopf von zwei Leuten.
07 · So kommt ihr dazu
Bevor etwas abgelöst wird, legen wir gemeinsam fest, was bleibt und was geht, und in welcher Reihenfolge. Das passiert im Workshop.
Das Ergebnis des Workshops gehört euch. Euer Ablauf aufgeschrieben, der Schnitt zwischen Standard und eigener Lösung, ein Ablöseplan mit Datenübernahme. Auch wenn ihr danach mit jemand anderem weitermacht.
30 Minuten · kostenlos
Ihr erzählt, wo der Standard euch bremst. Wir sagen ehrlich, ob Ablösen sinnvoll ist oder ob ein Baustein daneben reicht.
drei Termine
Wir nehmen auf, womit ihr euer Geld verdient, legen den Schnitt fest (was bleibt, was geht) und skizzieren den Ablöseplan mit Datenübernahme.
Baustein für Baustein
Zuerst der Teil, der am meisten Zeit kostet. Parallelbetrieb, Probeläufe, Stichtag. Betrieb und Updates im ersten Jahr inklusive.
Nein. Die neue Anwendung läuft neben dem Altsystem, Bereiche ziehen nacheinander um, meist zuerst der, der am meisten Zeit kostet. Abgeschaltet wird erst, wenn das Neue den ganzen Ablauf trägt. Das Tagesgeschäft bleibt dabei nie stehen.
Sie kommen mit, auch die aus Systemen vor dem jetzigen. Wir übernehmen in Probeläufen, gleichen Anzahlen und Summen zwischen alt und neu ab und klären Lücken mit euch, bevor es zählt. Bei FKC lagen in Vertec nur die letzten drei Jahre, heute liegen über 20 Jahre Kundenhistorie in einer Anwendung.
Eure Daten liegen in einer verbreiteten Datenbank und lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Gebaut wird mit gängigen Technologien statt mit einem eigenen Baukasten, sodass auch andere Entwickler weitermachen können. Wie Nutzungsrechte und Quellcode geregelt sind, steht vor dem Start im Vertrag.
Wir. Hosting, Betrieb und Updates sind im ersten Jahr enthalten, danach läuft es als fester Betrieb weiter. Ihr müsst keine eigene IT dafür aufbauen.
In der Anschaffung oft ja. Die ehrliche Rechnung zählt aber auch die Stunden, die täglich in Workarounds, Nachpflege und Excel daneben fließen, und die Lizenz für ein System, das ihr nicht mehr updatet. Ob sich das bei euch lohnt, klärt der Workshop. Danach wisst ihr, was die Ablösung kostet, bevor ihr etwas beauftragt.
Wenn euer Kernablauf branchenüblich ist und ein gutes Produkt ihn abbildet, oder wenn das System nur am Rand sitzt. Dann ist eine eigene Lösung teuer und bringt wenig. Das sagen wir im Erstgespräch auch so.
Aus dem Blog
Wo Branchensoftware an ihre Grenzen stößt - ob Vertec, Centric, Speditions- oder Warenwirtschaftssoftware. Drei Signale aus echten Ablöseprojekten und wann sich eine Individuallösung lohnt.
Was der eigene Server im Büro wirklich kostet, wenn man Ausfälle, VPN-Reibung und Wartungswissen mitrechnet. Und was ein deutsches Rechenzentrum dagegen kostet: unter 50 Euro im Monat.
Nächster Schritt
Bucht direkt einen Termin oder schreibt uns. Wir melden uns persönlich.
Marten PrießGründer von RocketBase, meldet sich persönlich.