Von der Vertec-Welt zur individuellen Beratungsplattform

Ausgangslage

Eine etablierte Standardsoftware sollte das Beratungsgeschäft tragen, wurde aber binnen weniger Jahre eher zur Last als zur Entlastung. Der eigene Angebots- und Projektprozess passte nur über Umwege hinein, das Team musste immer mehr von Hand auffangen, und für Steuerung und Prognosen fehlten die Auswertungen im nötigen Detail. Gleichzeitig steckten wertvolle Bestandsdaten in Strukturen, die sauber herausgelöst werden mussten.

Beitrag von RocketBase

RocketBase arbeitete sich in das Bestandssystem ein und nahm den realen Prozess auf – nicht die Systemlandschaft. Auf dieser Basis wurde die Datenmigration geplant. In Vertec lagen nur die letzten drei Jahre; Projekte und Rechnungen davor steckten in älteren Systemen. Beides wurde eingelesen und bereinigt, sodass heute über 20 Jahre Kundenhistorie in einer Anwendung liegen. Darauf aufbauend entstand eine individuelle Anwendung, die das tatsächliche Beratungsmodell abbildet: vom Vertrieb als Kanban-Board über die automatische Angebotskalkulation und die integrierte Terminplanung bis zur Rechnung mit direktem Versand – Angebot und Durchführung sauber getrennt, damit Plan und Ergebnis auswertbar bleiben.

Warum das relevant war

Ein Muster, das viele inhabergeführte Beratungen kennen: Die Standardsoftware, die entlasten sollte, bindet am Ende Personal, statt es freizusetzen. Weil Beratungszeit das Produkt ist, schlägt jede Stunde, die ins Auffangen statt in Kundenarbeit fließt, direkt auf die Marge. Der zweite Effekt zeigt sich beim Kunden. FKC hat die eigenen Wettbewerber verglichen: Alle verschicken Angebote als Word oder PDF und klären Rückfragen per Mail. FKC schickt heute eine Web-Seite, auf der der Kunde Optionen an- und abwählt und die Summe mitläuft, holt fehlende Angaben über ein vorbefülltes Formular und sieht, wann das Angebot geöffnet wurde. Relevant für jedes projektgetriebene Haus, dessen Software mehr verwaltet als trägt.