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Einsatz & Abrechnung

Geplant, erledigt, abgerechnet.In einem System.

Wer wann was macht, was erledigt ist und was davon auf die Rechnung kommt. Mit Plantafel, Ablauf je Auftrag, Leistungserfassung und Mahnwesen, gebaut nach eurem Ablauf.

So fängt es an

30 Minuten über euren Weg vom Auftrag zur Rechnung.

Ihr erzählt, wie ihr heute plant, erfasst und abrechnet. Wir sagen, wo ein System euch am meisten Zeit spart. Kostenlos, ohne Folien.

Erstgespräch buchen Der Workshop danach
Marten Prieß

Marten PrießGründer von RocketBase, führt das Gespräch selbst.

Aus Projekten mit

  • FKC Consulting
  • Schlosserei Diezinger
  • MAVOX Winterdienst
  • Stage Entertainment

Kommt euch das bekannt vor?

Der Plan steht. Bis um sechs Uhr morgens jemand krank ist.

Geplant wird in einer Excel, die eine Person versteht. Umgeplant wird am Telefon, einer nach dem anderen. Was erledigt ist, steht auf Stundenzetteln, die am Monatsende eingesammelt werden. Und die Rechnung baut jemand im Büro aus allem zusammen, was er findet.

Jeder Übergang kostet Zeit, und an jedem geht etwas verloren: die Stunde Fahrzeit, das Material vom Lager, die Rechnung, die nie gemahnt wurde.

Mit jedem neuen Auftrag wächst der Aufwand mit. Der Umsatz nicht ganz so schnell.

01Ablauf je Auftrag

Jeder Schritt kennt seinen Vorgänger.

Sägen, Schweißen, Verzinken, Beschichten, Montage: Ein Auftrag läuft durch Schritte mit eigener Dauer, manche davon außer Haus. Verzögert sich einer, rutscht alles dahinter mit, und ihr seht sofort, ob der Termin beim Kunden noch hält.

Auftrag 26-107 · Geländer Dachterrasse Haus C

Bauleitung Hr. Hansen · Montage beim Kunden zugesagt bis Fr 24.04.

13.14.15.16.17.20.21.22.23.24.27.28.heuteZusage Kunde01Sägen02Bohren04Schweißen05Schleifen06Verzinken08Vorb. Beschichten10Beschichten12Hof fertig13Montage✓✓✓✓2 T2 T✓✓✓✓4 T2 T

erledigtläuftgeplantverschoben

Montage fertig: Fr 24. · hält die ZusageMontage fertig: Di 28. · 2 Tage nach Zusage, Bauleitung informiert

Klickt auf „Verzinkerei meldet 2 Tage Verzug“. Nachgebaut aus einer Lösung im Metallbau, Beispieldaten.

02Plantafel

Wer macht was, und wer springt ein?

Personen nach Gewerk, Aufträge als Blöcke, Urlaub, Krankheit und Berufsschule direkt im Plan. Fällt jemand aus, zeigt die Tafel, welche Aufträge betroffen sind und wer im selben Gewerk Luft hat.

  • Abwesenheiten kommen aus dem System, nicht aus dem Gedächtnis
  • Qualifikation und Gewerk entscheiden, wer vorgeschlagen wird
  • Anmelden in der Werkstatt per Karte, Erfassen auf dem Tablet

Meldet Ingo an der Tafel krank.

Auftragsplanung · KW 16 bis 17

Nach Arbeitsgang gruppiert, Abwesenheiten aus dem Urlaubsplan

Mo 13Di 14Mi 15Do 16Fr 17Mo 20Di 21Mi 22Do 23Fr 24

04 Schweißen

Arne
04Deichstraße04Speicherstadt04Elbchaussee 3/4
Ingo
04Deichstraße 11504Elbchaussee NordK K K
Jens
04Hafenstraße 14U U U U U
Jörn
04Mühlenstraße04Industriestraße04Deichstraße 115 übernehmen?

05 Schleifen

Nis
05Deichstraße05Elbch.05Speicherstadt

08 Montage

Kjell
07Deichstraße08Reepschlägerstraße
Gerd
07Elbchaussee08Störtebeker-Gymnasium
Jannik
06Hof08Elbchaussee 3/408KoggeSS
Deichstraße 115 ist Mi bis Fr unbesetzt.Jörn hat im selben Arbeitsgang Luft. Ein Klick, und der Auftrag ist umgeplant.

WerkstattMontageUrlaubBerufsschulekrank

03Einsatz je Vertrag

Was vereinbart ist, gegen das, was geplant ist.

Wer Dauerverträge mit Stundenkontingent hat, plant gegen eine Vorgabe. Je Vertrag und Monat steht, was fix vereinbart und was geplant ist, und ob es zum Soll passt. Darunter die freie Kapazität über alle Verträge: wo ihr noch annehmen könnt und wo es eng wird.

Einsatzplanung · Ralf Seifert · 2026

Vertragsstunden gegen eingeplante Termine, je Baustein und Monat

Jahresbetreuung

Kupferberg Logistik GmbH

48 · 48 Std.=

Jan

8

Feb

–

Mär

8

Apr

8

Mai

–

Jun

8

Wartungsvertrag Anlagen

Alpenblick Spedition SE

133 · 112 Std.↓

Jan

24

Feb

16

Mär

24

Apr

–

Mai

24

Jun

24

Geräteprüfung

Blauhorn Getränke GmbH & Co. KG

16 · 16 Std.=

Jan

–

Feb

–

Mär

16

Apr

–

Mai

–

Jun

–

Schulung Unterweisung

Deichgraf Gartenbau GmbH

9 · 12 Std.↑

Jan

–

Feb

4

Mär

–

Apr

–

Mai

8

Jun

–

Jahresbetreuung

Buchenhain Seniorenresidenz

30 · 25 Std.↓

Jan

5

Feb

–

Mär

5

Apr

5

Mai

–

Jun

10

Freie Kapazität, alle Verträge

Jan

+12,50

Feb

+4,00

Mär

−8,25

Apr

+18,00

Mai

+6,50

Jun

−3,00

Negative Werte heißen: in dem Monat ist mehr eingeplant als Kapazität da ist.

=Vertrag eingeplant↓noch Stunden offen↑mehr als vereinbart

Nachgebaut aus einer Lösung für ein Beratungsunternehmen. Beispieldaten.

04Leistung zur Rechnung

Erfasst ist abgerechnet.

Vor Ort, Fahrzeit, Remote, Spesen: Was erfasst ist, liegt am Monatsende für die Rechnung bereit. Ihr hakt an, was berechnet wird, der Rest ist in der Pauschale. Die Rechnung geht mit Leistungsnachweis aus eurer Vorlage raus, als ZUGFeRD für die Buchhaltung.

Leistungsnachweise · Oktober

Alpenblick Spedition SE · Wartungsvertrag Anlagen

abrechenbar?
Rechnungsbetrag1.821,89 €

Rechnung 26-13021

Alpenblick Spedition SE

Entwurf
  • Vor Ort · Begehung Lager 2637,00 €
  • Fahrzeit · Winsen – Hamburg-Billbrook49,00 €
  • Remote · Abstimmung Prüfplan147,00 €
  • Vor Ort · Prüfung Anlagen Halle 3686,00 €
  • Spesen · Parken Halle 312,00 €

Netto1.531,00 €

MwSt. 19 %290,89 €

Brutto1.821,89 €

Hakt Positionen an oder ab, die Rechnung rechnet mit.

05Mahnwesen

Nachfassen, ohne daran zu denken.

Erinnerung, erste und zweite Mahnung, Übergabe ans Inkasso. Jede Stufe mit eigener Frist und eigener Vorlage in eurem Ton, gefüllt mit den Daten der Rechnung. Sobald die Zahlung da ist, hört es von selbst auf.

Klickt euch durch die Stufen.

Vorlage „Rechnung“

beim Versand der Rechnung

Betreff: Ihre Rechnung Rechnungsnummer

Guten Tag Ansprechpartner,

anbei erhalten Sie die Rechnung Rechnungsnummer über Betrag für Leistungszeitraum. Die einzelnen Leistungen finden Sie im Leistungsnachweis im Anhang.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum Fälligkeit.

Stoppt von selbst, sobald der Zahlungseingang aus der Buchhaltung gemeldet ist.

Wo verliert ihr heute die meiste Zeit?

30 Minuten · online · kostenlos

In der Planung, bei der Erfassung oder bei der Rechnung? Erzählt uns, wie ein Auftrag bei euch läuft. Wir sagen ehrlich, wo ein System hilft und wo nicht.

Erstgespräch buchen
06In der Praxis

Drei Betriebe, drei Abläufe, ein Muster.

Planen, ausführen, erfassen, abrechnen. Was sich unterscheidet, sind die Regeln dazwischen. Genau die bilden wir ab.

Rechnung mit Leistungsnachweis in der Anwendung

FKC Consulting

Einsätze planen gegen das Kontingent

Was im Vertrag steht, steuert die Terminplanung: jeder Einsatz zieht vom Kontingent ab, Leistungen werden erfasst, die Rechnung bringt den Nachweis mit. Abgelöst hat das eine Branchensoftware samt Excel daneben.

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Farbige Auftragsplanung als Board

Schlosserei Diezinger

Plantafel und Ablauf je Auftrag

Fertigungsschritte, Personen, Abwesenheiten und Fremdvergaben in einem Plan statt in Excel. Anmelden in der Werkstatt per Karte, damit die Erfassung schnell genug ist.

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Tourenplanung für den Winterdienst

MAVOX Winterdienst

Touren und Nachweise draußen

Tourenplanung im Büro, Erfassung mit Foto-Nachweis auf dem Handy, auch nachts und am Wochenende. Was draußen passiert, ist sofort abrechenbar.

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07 · So kommt ihr dazu

Erst den Ablauf verstehen, dann bauen.

Jeder Betrieb plant und rechnet anders ab. Deshalb beginnt es mit einem Gespräch und einem Workshop, in dem wir euren Weg vom Auftrag zur Rechnung gemeinsam aufnehmen.

Das Ergebnis des Workshops gehört euch. Euer Ablauf, aufgeschrieben, die Regeln für Planung und Abrechnung, und ein Plan, was zuerst kommt. Auch wenn ihr danach mit jemand anderem weitermacht.

  1. 01

    Erstgespräch

    30 Minuten · kostenlos

    Ihr erzählt, wie ein Auftrag heute vom Eingang bis zur Rechnung läuft und wo es hakt. Wir sagen ehrlich, ob und wie wir helfen können.

  2. 02

    Workshop

    drei Termine

    Aufnahme bei euch, Abstimmung wenige Tage später, Übergabe. Danach steht euer Ablauf auf Papier: wer plant, wer erfasst, was abgerechnet wird, und was das System dafür können muss.

  3. 03

    Eure Anwendung

    Schritt für Schritt live

    Zuerst der Teil, der am meisten Zeit kostet, meist Plantafel oder Abrechnung. Das Tagesgeschäft läuft weiter, Excel geht erst, wenn das Neue trägt.

08Häufige Fragen

Was vorab gefragt wird.

Ist das nicht mit Standardsoftware günstiger gelöst?

Für manche Betriebe ja. Wenn euer Ablauf branchenüblich ist, passt ein Standard-Tool. Sobald eure Planung Besonderheiten hat, etwa Fremdvergaben mitten im Ablauf, eigene Qualifikationen oder Kontingente je Vertrag, landet ihr wieder bei Workarounds und einer Excel daneben. Dann lohnt eine Lösung, die euren Ablauf abbildet.

Wir haben schon ein ERP. Muss das weg?

Nein. Meist bleibt das ERP oder die Buchhaltung für Belege und Finanzen, und die Planung, Erfassung und Abrechnung bekommen ein Zuhause, das zu euch passt. Rechnungen gehen als ZUGFeRD oder per Schnittstelle dorthin, wo sie heute hin müssen. Manchmal ist es auch das Ganze. Das klären wir im Workshop.

Funktioniert das auch mobil, in der Werkstatt oder beim Kunden?

Ja. Erfassen auf Tablet oder Handy, mit Foto-Nachweis, Anmelden per Karte oder Chip in der Werkstatt. Was draußen passiert, ist sofort im System und nicht erst am Monatsende auf einem Stundenzettel.

Müssen wir unsere Abläufe umstellen?

Nein. Im Workshop nehmen wir den Ablauf auf, wie er wirklich läuft, und bauen um ihn herum. Umgestellt wird Schritt für Schritt, während das Tagesgeschäft weiterläuft.

Wir sind weder Handwerk noch Beratung. Passt das trotzdem?

Vermutlich ja. Planen, ausführen, erfassen, abrechnen gibt es in Wartung, Service, Prüfung, Montage, Facility und Logistik genauso. Im Erstgespräch ordnen wir ein, ob euer Fall dazu passt.

Was kostet das?

Das hängt davon ab, welcher Teil zuerst kommt und was angebunden werden muss. Genau das klärt der Workshop. Danach wisst ihr, was die Umsetzung kostet, bevor ihr irgendetwas beauftragt.

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  1. 01

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    Einen freien Termin wählen, mehr braucht es nicht.

  2. 02

    Erstgespräch

    30 Minuten, online, kostenlos. Ihr erzählt, wie ein Auftrag bei euch läuft, ohne Präsentation von unserer Seite.

  3. 03

    Workshop

    Wenn es passt: drei Termine, in denen wir euren Ablauf aufnehmen. Danach wisst ihr, was das System können muss und was es kostet.

Marten Prieß

Marten PrießGründer von RocketBase, meldet sich persönlich.

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Oder per Mail an marten@rocketbase.io.